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Question

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Subir documentos con un proceso por lotes

asked on June 10

Existe alguna aplicación para subir documentos al repositorio? es decir un proceso por lotes

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Replies

replied on June 10

Hola Jorge,

 

La respuesta simple es sí, pero depende. Existen variables que pueden determinar qué aplicación sería la más adecuada para poder resolver tu situación (Import Agent, Quick Fields, tal vez un proceso manual y una clasificación usando Workflow). ¿Podrías detallar qué proceso es el que deben seguir tus documentos para poder orientarte de mejor manera?

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replied on June 17

Gracias,  tengo varios usuarios que tiene varios documentos escaneados ya en pdf, por lo cual solicitan que se integren en el repositorio en la carpeta que ya ha sido creada para ese usuario,  esto con la finalidad de no volver a escanear toda la documentación, por otro lado me interesa que el documento se vaya a una carpeta especifica dependiendo del caso que se trate, gracias por tu apoyo

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replied on June 18

Buen día Jorge,

 

En este caso particular, parece que el módulo adicional de Import Agent sería la mejor alternativa: con él puedes configurar diferentes perfiles por cada carpeta que necesites importar al repositorio, y cada perfil puede apuntar (si fuera necesario) a carpetas diferentes dentro del repositorio. El agente puede también realizar OCR a los documentos, así que no sería necesario realizar ese paso posteriormente dentro del repositorio. Más aún, si tus usuarios digitalizan en multifuncionales hacia carpetas en red, puedes configurar el agente para que te importe esos documentos digitalizados al repositorio también. 

 

Otra solución un tanto menos pragmática, es utilizar un workflow para poder importar los documentos. Este workflow debería contener como mínimo las siguientes actividades:

Esto dejaría que:

  1. Se importen los documentos de la carpeta indicada
  2. Se cree un documento en una ruta específica del repositorio
  3. Se adjunte el documento que se leyó de la carpeta en red hacia el documento recién creado. 

 

Para poder implementar esto, se asume que el Workflow Server Service se está ejecutando con una cuenta que tiene acceso a las rutas que se desea monitorear y además dentro de la consola de configuración de workflow se ha habilitado el permiso a navegar en las carpetas requeridas. Esta opción, sin embargo, no permitiría ejecutar el OCR de forma automática, salvo que se tenga configurado y funcional el módulo de DCC. 

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replied on June 11

Gracias,  tengo varios usuarios que tiene varios documentos escaneados ya en pdf, por lo cual solicitan que se integren en el repositorio en la carpeta que ya ha sido creada para ese usuario,  esto con la finalidad de no volver a escanear toda la documentación, agradecería mucho tu apoyo.

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