Question

Need a report of folders and subfolders from my repository

Laserfiche Version 10 User Group How To

Updated June 8, 2021

asked on June 2, 2021

I have a 1.5 TB repository so I'm struggling with finding a good way to get a text file report of my folders and subfolders. I have over 100+ subfolders so this isn't something I want to do manually.

This doesn't have to be a Laserfiche specific answer. I can get access to SQL but would prefer to stay in the client if possible.

I've tried a few screen scrape tools but the output formatting is so bad that it's almost like retyping during clean up.

I'm 100% sure I'm not the first person that ran into this. Our VAR wants to do a custom script for this (for a cost) so I wanted to check in with you all first.

Thank you. Beth Ann

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replied on June 2, 2021

Getting a list of all folders in the repository is just a few clicks away, and can be downloaded. Getting a tree size report is the problem, if you want to see folders by size.

You can choose advanced search in the Web Client at the top. Then just configure the Type for folders only.

This will return all folders and their path as metadata.

Now on the upper right you can generate a metadata report to text, excel, etc.

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replied on June 3, 2021

Si no tengo acceso al cliente web como puedo saber desde mi aplicación de escritorio cuantas carpetas y subcarpetas tengo ??

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replied on June 3, 2021

In the client, instead of "type", use "name"

En el cliente, en lugar de "tipo", utilice "nombre"

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replied on June 3, 2021

en donde encuentro eso

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replied on June 3, 2021

Hola Jose,

Desde la aplicación del escritorio, puedes seleccionar la cuarta pestaña de Tareas ("Tasks") y la ultima opcion permite Generar Informes/Reportes ("Generate Reports). Si no ves esta opcion, puede que tu usuario no tenga derechos para generar informes.

Hay cuatro tipos de informes que puedes generar desde aqui - para tu caso de uso, creo que el informe de derechos de usario seria el mas util. Puedes referirte a la guia de administración para mas información sobre informes del repositorio.

Si tienes acceso a Workflow, tambien podrías crear un flujo de trabajo que cuente el numero de carpetas y subcarpetas con una actividad de Buscar entradas.

Saludos,

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replied on June 3, 2021

Hola José: Otra opción para saber cuantas carpetas tienes el repositorio, puedes realizar una búsqueda desde la aplicación de escritorio. Sigue estos pasos:

Selecciona la opción de búsqueda en la aplicación, será el icono de una lupa.
En la opción de búqueda, retira las opciones de Común y Dentro de la carpeta al hacerle click a las X que se encuentran del lado derecho de las opciones.
Después del menú desplegable de Personalizar Busqueda, selecciona Nombre.
De esta opción puedes seleccionar la casilla de Carpetas, para entonces realizar una búsqueda. Selecciona la casilla y dale clic en Buscar.
Esto te dará como resultado TODAS las carpetas en tu repositorio. Podras ver el número total de entradas en el parte inferior izquierda de la aplicación.
Si necesitas generar un reporte, puedes hacerlo siguiendo los pasos descritos en la respuesta anterior.

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replied on June 4, 2021

No me aparece la opción generar reporte, existe alguna otra forma que me permita saber cuantas carpetas y subcarpetas tengo en mi repositorio ??

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replied on June 4, 2021

Hola Jose,

Por favor ve la respuesta de parte de Maria Ramos para ejecutar una búsqueda para ver las carpetas y subcarpetas.

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replied on June 8, 2021

I figured it out!

Just had to get the right syntax in the advanced searches.

{LF:Name="*", Type="F"}

This gives all the folders and subfolders but it gave me fits when I typed it myself. However, when I made the system search for it, the syntax was correct. Go figure. I banged my head way too long for this.

Thanks for the suggestions.

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